Mednarodne overitve

O mednarodni overitvi

Potrdilo o overitvi oziroma apostille potrjuje, da sta podpis osebe in žig na listini pristna. S tem ni potrjena resničnost vsebine listine.

Primer apostilla:

Preden pričnete z overjanjem listine, si morate odgovoriti na spodnja vprašanja.

• Ali je listina, ki jo želim overiti, javna listina?

V Sloveniji se mednarodno overjajo le javne listine, ki so bile izdane v naši državi. Mednarodno morate overiti javno listino, ki jo želite uporabiti v tujini, če tuja država tako zahteva.

• V kateri državi bom javno listino uporabil?

Postopek mednarodne overitve se razlikuje glede na to, ali boste javno listino uporabili v državi, ki je podpisnica Haaške konvencije o odpravi legalizacije tujih javnih listin, ali v kateri drugi državi. Seznam teh držav najdete na spletni strani Haaške konvencije.

• Ali lahko javno listino overim v skenogramu oziroma kot izvorno elektronsko listino?

Javne listine so lahko po svojem izvoru v fizični (tj. papirni) obliki ali v elektronski obliki (pristojni organ jih je že v osnovi izdal v elektronski obliki in so tudi elektronsko podpisane).

• Javno listino, ki je v originalu v papirni obliki, lahko prinesete na sodišče in zahtevate, da se mednarodno overi skenogram takšne listine. To pomeni, da bo sodišče listino v papirni obliki skeniralo (če boste listino sami skenirali, tega sodišče ne bo overilo) in nato ta skenogram mednarodno overilo. Tako overjeni skenogram boste lahko naprej prenašali le v elektronski obliki. Če boste overjeni skenogram natisnili, bo izgubil lastnost mednarodno overjene listine. Lahko tudi predlagate, da se listina overi tako v papirni obliki kot tudi v skenogramu. V tem primeru boste plačali dve sodni taksi za mednarodno overitev.
• Javne listine, ki so v originalu izdane v elektronski obliki, se v nobenem primeru ne smejo natisniti. Takšne listine je mogoče elektronsko overiti na portalu eSodstvo.

Za mednarodno overitev listin niso pristojna le sodišča.

• Okrožna sodišča z overitvijo potrjujejo verodostojnost podpisa osebe, ki je listino podpisala, in verodostojnost odtisa pečata ali žiga na listini.
• Če je listino podpisal sodnik, notar, notarski pomočnik ali sodni tolmač, je treba podpis te osebe dodatno overiti še na Ministrstvu za pravosodje. To se imenuje nadoveritev.
• Če se bo listina uporabila v državi, ki ni podpisnica Haaške konvencije, je treba overitev pristojne osebe Ministrstva za pravosodje opraviti še pri Ministrstvu za zunanje zadeve.

Vloga sodišča in postopek pri mednarodni overitvi

Pri okrožnem sodišču lahko dobite dve različni overitvi, in sicer:

• apostille - izda se za države podpisnice Haaške konvencije
• potrdilo o overitvi se izda za ostale države po Zakonu o overitvi listin v mednarodnem prometu (če država ni podpisnica Haaške konvencije).

Za mednarodno overitev javne listine na sodišču boste potrebovali naslednje:

• originalno listino oziroma overjeno kopijo listine, ki jo morate overiti (če želite overiti fotokopijo listine ali listino, ki ste jo sami podpisali, jo je potrebno najprej overiti pri upravni enoti ali notarju);
• veljavni osebni dokument in
• davčno številko, če ste pravna oseba.

Ko od sodišča prejmete overjeno listino, jo odnesete k sodnemu tolmaču, da jo prevede in nato pridobite nadaljnje overitve pri Ministrstvu za pravosodje ter pri Ministrstvu za zunanje zadeve, če te potrebujete. V primeru, da država, v kateri želite listino uporabiti, zahteva prevod overitve, morate listino najprej overiti pri Ministrstvu za pravosodje in jo potem predložiti v prevod tolmaču.

Seznam sodnih tolmačev z njihovimi kontaktnimi informacijami najdete na spletni strani Ministrstva za pravosodje.

Mednarodna overitev na portalu eSodstvo

Na portalu eSodstvo je mogoče overiti le javne listine, ki so v originalu izdane v elektronski obliki. Za to boste potrebovali kvalificirano digitalno potrdilo, se prijavili kot zunanji kvalificiran uporabnik in izbrali možnost “Izvajanje e-opravil”, nato pa podportal “Overjanje javnih listin in priglasitev digitalnih potrdil izdajateljev teh listin”. Na tem podportalu lahko vnesete elektronski zahtevek za overitev, spremljate potek postopka ter prevzamete elektronsko potrdilo o overitvi/apostille. Bolj podrobna navodila za uporabo se nahajajo na samem podportalu.

Uporaba elektronskega potrdila o overitvi/apostilla je mogoča le v državah podpisnicah Haaške konvencije. Če potrebujete potrdilo o overitvi za uporabo v drugi državi, ki ni podpisnica Haaške konvencije, ni smiselno, da ga pridobite v elektronski obliki, saj morate potrdilo za uporabo v teh državah nato še nadoveriti na Ministrstvu za pravosodje in na Ministrstvu za zunanje zadeve. Obe ministrstvi overjata le potrdila o overitvi v papirni obliki; s tem, ko bi elektronsko potrdilo o overitvi/apostille natisnili, pa bi le-to izgubilo svojo verodostojnost (ne bi več predstavljalo veljavnega potrdila o overitvi).

Trajanje in stroški

Stroški

Za mednarodno overitev na sodišču se plačuje sodna taksa.

• 2,46 EUR za listino, ki je sestavljena v slovenskem jeziku in vsebuje en podpis;
• 5,00 EUR za listino, ki je sestavljena v tujem jeziku in vsebuje en podpis.

Uslužbenec sodišča vam bo ob predložitvi listine izstavil plačilni nalog, ki ga poravnate ob vložitvi predloga. Sodišče vam lahko plačilni nalog pošlje tudi po elektronski pošti z navodili o plačilu. Če sodne takse ne plačate, sodišče overitve ne bo opravilo.

Trajanje postopka

Sodišče v povprečju opravi overitev v 3 delovnih dneh. Ta čas se lahko podaljša, če podpis osebe na listini, ki se overja, ni evidentiran pri sodišču, kjer opravljate overitev. V takem primeru mora namreč sodišče, preden overi listino, opraviti uradne poizvedbe pri organu, ki je listino izdal.

Uredba (EU) 2016/1191

Po uredbi (EU) 2016/1191, ki velja od februarja 2019, nekaterih javnih listin ni treba overiti, če boste te listine uporabili v drugi državi EU. To velja za listine, ki potrjujejo eno ali več dejstev, ki jih določa ta uredba, in jih izdajo organi držav članic EU. Ta dejstva so naslednja: rojstvo, dejstvo, da je oseba živa, smrt, ime, zakonska zveza (vključno s sposobnostjo za sklenitev zakonske zveze in zakonskim stanom), razveza, prenehanje življenjske skupnosti ali razveljavitev zakonske zveze, registracija partnerske skupnosti (vključno s sposobnostjo za registracijo partnerske skupnosti in statusom registriranega partnerstva), prenehanje registrirane partnerske skupnosti, prenehanje življenjske skupnosti partnerjev ali razveljavitev registrirane partnerske skupnosti, starševstvo, posvojitev, stalno prebivališče in/ali prebivališče, državljanstvo in nekaznovanost (v državi članici, katere državljanstvo ima oseba).

V Sloveniji lahko pridobite javne listine, ki potrjujejo enega ali več zgoraj navedenih dejstev, in sicer:

• potrdilo iz matičnega registra,
• izpisek iz matičnega registra o rojstvu,
• izpisek iz matičnega registra o smrti,
• izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi,
• izpisek iz matičnega registra o sklenjeni istospolni partnerski zvezi,
• potrdilo o stalnem prebivališču in potrdilo o začasnem prebivališču,
• potrdilo o nekaznovanosti.

Podatkovno bazo s primeri najbolj pogosto uporabljenih javnih listin v posamezni državi članici EU si lahko ogledate na spletnih straneh Evropske komisije.

Prevodi listin po Uredbi (EU) 2016/1191

Za nekatere javne listine, ki potrjujejo dejstva, ki jih določa Uredba (EU) 2016/1191, se lahko od organa, ki je listino izdal, zahteva tudi izpolnitev večjezičnega standardnega obrazca, s čimer se izognemo temu, da bi morali javno listino prevajati.

Za javne listine, ki so izdane v Sloveniji, lahko zahtevate izdajo večjezičnega standardnega obrazca za listine, ki potrjujejo naslednja dejstva:

• rojstvo,
• smrt,
• sklenitev zakonske zveze,
• registrirana partnerska skupnost,
• status registrirane partnerske skupnosti in
• stalno prebivališče in/ali prebivališče.

Kljub temu, da je mogoče na zgornjih povezavah pridobiti obrazec večjezičnega standardnega obrazca, le-tega ne izpolnjujete sami, izpolni ga organ, ki je listino izdal. Večjezični standardni obrazec sam nima nobene samostojne pravne veljave. V drugi državi članici EU se ga mora predložiti skupaj z javno listino.

Vse ostale javne listine, ki potrjujejo dejstva iz Uredbe (EU) 2016/1191, je treba za uporabo v drugi državi članici EU (če so izdane v slovenskem jeziku) prevesti. Usposobljene osebe za izdelavo overjenih prevodov javnih listin so v skladu s slovensko zakonodajo sodni tolmači. Seznam sodnih tolmačev z njihovimi kontaktnimi informacijami najdete na spletni strani Ministrstva za pravosodje.

Več o Uredbi (EU) 2016/1191 si lahko preberete na portalu ePravosodje.

Pomembne povezave

• European e-Justice portal - javne listine
• European e-Justice portal - javne listine - obrazci